Persónuvernd

Hvaða lagalegi grundvöllur er fyrir vinnslu persónuupplýsinga þinna?
Úrvinnsla CoT ehf á persónuupplýsingum þínum er í samræmi við lög og gegnir fyrst og fremst því hlutverki að uppfylla samning sem þú, eða vinnuveitandi þinn, ert aðili að. Undantekning á þessu er þegar þú hefur ekki gert við okkur samning heldur leitar til okkar með spurningar sem snúa að stjórnun eða til að fá aðstoð hjá notendaþjónustu, en í þeim tilvikum er lagalegur grundvöllur byggður á hagsmunamati. Hyggist CoT ehf vinna úr persónuupplýsingum þínum í hvers kyns tilgangi sem krefst samþykkis þíns samkvæmt gildandi lögum munum við leita samþykkis hjá þér áður.

Hvernig söfnum við persónuupplýsingum þínum?
CoT ehf safnar persónuupplýsingum sem þú lætur okkur meðal annars í té þegar þú pantar vörur, notar vörur eða leitar til notendaþjónustu okkar. Þegar þú hringir í notendaþjónustu okkar kunnum við einnig að taka símtalið upp og nota upptökuna við þjálfun og þróunarvinnu innanhúss. Við söfnum þar með og vistum allar persónuupplýsingar sem koma fram meðan á samtalinu stendur. Þú hefur rétt á að fara fram á að símtal sé ekki tekið upp. Þú hefur einnig rétt á að fara fram á að upptöku verði eytt.

Í sumum tilvikum gefa einstaklingar upp persónuupplýsingar um einn eða fleiri aðila til viðbótar. Við gerum ráð fyrir að sá sem veitir upplýsingarnar hafi samþykki viðkomandi aðila til að veita þessar persónuupplýsingar.

Hvaða upplýsingum er unnið úr?
Persónuupplýsingar sem unnið er úr eru meðal annars notandanafn, nafn, netfang, símanúmer, póstfang, fæðingardagur, innheimtuupplýsingar, IP-tala og/eða aðrar upplýsingar sem þú veittir okkur eða eru á annan hátt nauðsynlegar fyrir okkur til þess að geta uppfyllt skuldbindingar okkar gagnvart þér.

Hvers vegna vinnum við úr upplýsingum um þig?
Við kunnum að nota persónuupplýsingar þínar í eftirfarandi tilgangi:

• Stjórnun
  Til þess að geta haft umsjón með pöntunum, uppsögnum, millifærslum og innheimtu.
• Aðgangur
  Til þess að veita þér aðgang að vörum okkar.
• Notendaþjónusta
  Til þess að geta veitt þér þjónustu, til dæmis þegar þú sendir okkur spurningar eða athugasemdir.
• Sendingar
  Til þess að geta miðlað upplýsingum á borð við útgáfu- og rekstrarupplýsingar.
• Markaðssetning
  Til þess að geta sent kynningarefni um vörur okkar og þjónustu ef þú hefur ekki afþakkað beina markaðssetningu skriflega.
• Vöruþróun
  Til að þróa vörur okkar og þjónustu, tryggja tæknilega virkni, halda utan um talnagögn, skrá atvik/bilanir, framkvæma markaðs- og viðskiptavinagreiningu sem og við villuleit og prófanir, ávallt með það fyrir augum að bjóða notendum upp á betri upplifun.

Hver hefur aðgang að persónuupplýsingum þínum?
Eingöngu Cot ehf /CAB og fulltrúar okkar á sviði persónuupplýsinga munu vinna úr persónuupplýsingum þínum. Fulltrúar sem falið er að vinna úr persónuupplýsingum eru ávallt bundnir af skriflegum samningum fyrir fulltrúa á sviði persónuupplýsinga sem leggja á þá sömu skyldur varðandi vinnslu persónuupplýsinga og kveðið er á um í þessari persónuverndarstefnu.

CoT ehf flytur persónuupplýsingar aðeins til ríkja utan ESB/EES ef viðkomandi ríki býður upp á það sem Evrópusambandið eða framkvæmdastjórn Evrópusambandsins skilgreinir sem fullnægjandi vernd, eða ef það er sérstaklega tekið fram þegar þú veitir okkur persónuupplýsingar.

Við afhendum persónuupplýsingar ekki til annarra fyrirtækja nema að okkur beri skylda til þess samkvæmt lögum, reglugerðum eða ákvörðunum stjórnvalda eða til að vernda réttindi okkar eða réttindi þriðja aðila.

Við miðlum persónuupplýsingum þínum hvorki áfram né seljum þær til þriðja aðila vegna markaðssetningar.

Hversu lengi vistum við persónuupplýsingar þínar?
Persónuupplýsingar þínar verða vistaðar eins lengi og nauðsynlegt er til þess að við getum uppfyllt skuldbindingar okkar gagnvart þér eða vinnuveitanda þínum.

Hvernig tryggjum við öryggi persónuupplýsinga þinna?
CoT ehf hefur gert viðeigandi tæknilegar og skipulagslegar ráðstafanir til að hindra að persónuupplýsingar þínar glatist, átt sé við þær eða að óviðkomandi fái aðgang að þeim. Við lögum öryggisráðstafanir okkar stöðugt að nýjustu tækniþróun.

Hver eru réttindi þín?
Þú hefur hvenær sem er rétt á að fara fram á að fá upplýsingar um hvaða persónuupplýsingar um þig við höfum undir höndum (þér að kostnaðarlausu einu sinni á ári).

Þú hefur hvenær sem er rétt á að fara fram á að upplýsingum um þig verði eytt, bætt verði við þær eða þær leiðréttar þér að kostnaðarlausu. Þú hefur einnig rétt á að fara fram á að eingöngu sé unnið úr persónuupplýsingum þínum í ákveðnum tilgangi og að þær séu til dæmis ekki notaðar í auglýsingaskyni. Hins vegar getum við ekki eytt upplýsingunum um þig í þeim tilvikum þar sem lög kveða á um varðveisluskyldu, svo sem í reglum um varðveislu bókhaldsgagna.

Ef persónuupplýsingar þínar breytast skaltu vinsamlegast tilkynna CoT ehf um það með því að senda okkur skilaboð. CoT ehf ber ekki ábyrgð á vandamálum sem rekja má til þess að persónuupplýsingar séu úreltar eða rangar ef þú hefur vanrækt að tilkynna okkur um breytingar.

Beiðni þín skal vera skrifleg, með undirskrift þinni og í henni skulu koma fram nafn, netfang, símanúmer, póstfang, kennitala fyrirtækis og CID. Þetta er nauðsynlegt til að tryggja að við afhendum réttum aðila upplýsingarnar.

Senda skal beiðni samkvæmt ofangreindu til:

CoT ehf.
Suðurhraun 1
IS-210 Garðabæ, Ísland

Upplýsingarnar verða sendar á lögheimili þitt.

Ef þú vilt leggja fram kvörtun
Þú hefur jafnframt rétt á að leggja fram kvörtun hjá þar til bærum persónuverndaryfirvöldum.

Samskiptaupplýsingar
Ef þú hefur einhverjar spurningar varðandi það hvernig við förum með persónuupplýsingar er þér alltaf velkomið að hafa samband við okkur!

CoT ehf.
Suðurhraun 1
IS-210 Garðabæ, Ísland

Þessi persónuverndarstefna tekur gildi 01.07.2018.